Privacy Policy (Handling of Personal Information)
*The governing language of this Privacy Policy (Handling of
Personal Information) (the “Privacy Policy”) shall be Japanese.
Any translation of the Privacy Policy shall be provided solely
for reference purposes, and shall not in any way alter or amend
the Privacy Policy or act in any way as a guide to the
interpretation of the Privacy Policy, the intention of
Mitsubishi Estate Residence Co., Ltd. (“we”, “us” “our” and the
like as the context suggests) or otherwise.
The customers may enjoy the services provided via this website
without providing their own personal information (the “Personal
Information”), except for certain services for which the customers
are required to provide the Personal Information to enjoy. We
recognize the importance of the Personal Information provided by
our customers, and we therefore handle such Personal Information
with the greatest care. Further, as we sometimes entrust part of
the operation of our website to other companies, we will endeavor
to protect the Personal Information in accordance with the
[Privacy Policy (Handling of Personal Information) in such cases
as well].
1. Handling of Personal Information in Cases Where the Customers
Are Requested to Provide Their Own Personal Information Via Our
Website
[1] The Cases Where We Request the Provision of Personal
Information
-
Requests for real estate brochures, reservations for model
home visits, and membership registration for properties
-
Consultation for properties in the Tokyo metropolitan area and
major cities
-
The membership registration (including for membership journals
or e-mail magazines, or for both), address change and
withdrawal from the membership
[2] Purposes of Use of Personal Information
-
To send the brochures which the customers requested or the
brochures of properties meeting the desire of the customers
-
To notify the customers by direct mail, e-mail, or telephone,
etc., of the latest information such as schedules of
properties for which the customers requested brochures and
properties for sale which meet the customers’ desired
conditions
-
To reserve visits to model homes/seminars, or accept
membership registrations for properties
-
To respond to inquiries and requests for consultations from
customers
-
To analyze customer trends, investigate and analyze product
developments, and request questionnaires
-
To provide the services related to the membership journal, and
the e-mail magazine for members, for which the customers
registered
-
To send direct mails on new property information to the
customers who registered for the membership organization, and
requested such information
-
To request questionnaires to the customers who registered for
the membership organization
-
To provide information about, or offer or introduce, products
and services of Mitsubishi Estate group companies (Mitsubishi
Estate Co., Ltd. and its affiliates listed in its securities
report)
-
In addition, to contact customers for any reason when required
We will stop providing all types of information and services
upon direct request from the customer.
[3] Provision or Disclosure of Personal Data to Third Parties
We may provide or disclose the Personal Data** of the customers,
such as name, address, telephone number, e-mail address, desired
conditions and purchase history, in writing, to a third party in
the form of electronic data, or by mail, telephone, or e-mail,
etc. in the following cases.
-
In the event where we provide to the business owner/seller,
sales company, or broker of the property for which a brochure
is requested
We will stop providing the Personal Data** of the customers to
any of the third parties upon request of the customer.
-
In the event where we have obtained the consent of the
customer
-
In case where we are requested by a judicial or administrative
authority or institution under applicable laws and
regulations, etc.
-
In the event where provision or disclosure is necessary for
the purpose of protecting the life, body, or property of an
individual and where it is difficult to obtain the consent of
the customer
-
In the event where provision or disclosure is specially
required for improving public health or promoting the sound
growth of children and where it is difficult to obtain the
consent of the customer
-
In the event where provision or disclosure is required to
cooperate with an authority or institution of the national and
local government and any other third party entrusted by them
in executing the affairs required by laws and regulations, and
obtaining the consent of the customer may impede the execution
of the affairs concerned
[4] Joint Use of Personal Data
-
In case of a real-estate transaction of any property that
involves a joint venture partner (information about such joint
venture partner may be found in the website or brochure for
the respective property), our company and the relevant joint
venture partner, seller, sales company, or broker may jointly
use the Personal Data** of the customers provided at the time
of request for real estate brochures described in the [1]-1
above, and in case of that involves sales representation, our
company and the relevant seller and broker may use the said
information within the scope of purposes of [2] above. -Items
to be jointly used: name, address, telephone number, email
address, and the items of the Personal Information that are
necessary for the purpose of use described in [1] – 1 above
-
Responsible person for management of the Personal Data**
to be jointly used: General Affairs & CSR Department
Manager as set forth in [6] below.
However, as the Personal Data** of the customers is
managed by different managers according to each project or
property so long as it is on sale or not yet delivered,
please contact he sales center, etc. dealing with the
property in question for detailed information about the
treatment of the said information.
-
The Personal Data** of the customers provided under [1] above
may be jointly used by the Mitsubishi Estate group (Mitsubishi
Estate Co., Ltd. and its affiliates listed in its securities
report) to the extent necessary to achieve the purpose of use
described in [2] above.
-
Items to be jointly used: name, address, telephone number,
email address, and the items of the Personal Information
that are necessary for the purpose of use described in [2]
above
-
Responsible person for management of the Personal Data**
to be jointly used: General Affairs & CSR Department
Manager as set forth in [6] below.
[5] Safety Management Measures
-
We take necessary and appropriate measures for the security management of personal information to prevent leakage, loss or damage of personal information as follows:
-
Prevent unauthorized personnel from browsing personal information-related data, as well as limitation of entry and exit of employees and equipment being brought into the areas where personal data is handled.
-
Prevent theft or loss of devices, electronic media, documents that contain personal data in addition to taking measures of avoiding personal information to expose when carrying the equipment, electronic media and other devices when these items are relocated even within the office.
-
Implement access control and limit the scope of personnel in charge and the personal information database to be handled.
-
Use systems to protect information systems that contain personal information from unauthorized access or unauthorized software.
-
We ensure the security of personal information when our employees handle the personal information by taking measures such as creating rules, keeping the log of access and regularly inspecting the access status of the personal information for information security as well as implementing necessary and appropriate supervision of the employees such as providing training opportunities on a regular basis. We also have an in-house reporting and communication system in place in the event of leakage or potential leakage of personal information.
-
We supervise our vendors by taking necessary and appropriate measures, such as regular inspection of the handling status, when we outsource them to handle all or part of the personal information to ensure the security of personal information.
[6] Entrustment of Handling of Personal Information
We may generally entrust contractors who have executed a
non-disclosure agreement with us to handle the Personal
Information provided by the customers for the purposes of use of
the Personal Information described in [2] above.
2. Cookies
Some pages on our website use cookies, which acquire browsing
history to provide services to the customers, analyze users, and
place advertisements on websites etc. so that the customers can
use our website more conveniently.
Cookies are text files that identify the customers’ computers on
the website and that are a series of numbers transmitted by the
Web server and recorded on the customers’ computers, and do not
contain any of the Personal Information. In order to provide
more customized services, the customers’ browsing histories
acquired via cookies may be referenced by connecting with the
Personal Information provided by the customers.
The customers can reject cookies by configuring their browsers
if they wish to do so. The customers can use our website even if
they reject cookies, but some of the functions may not be
available. Cookies may be stored and referred to through a third
party pursuant to the commission of advertisement distribution
by our company to such third party.
3. Use of SSL
We use SSL (Secure Sockets Layer) technology to encrypt the
Personal Data** of the customers provided via the Internet in
the process of brochure requests, various inquiries, membership
applications etc. on our website, in order to prevent
interception.
4. Links to Other Websites
There are links to websites of other companies on our website.
Please kindly understand that we assume no liability for the
treatment of the Personal Information on such websites which are
linked to ours.
5. Inquiries, Complaints, and Consultations on the Personal Data**
of Customers in Our Possession
We will respond, without delay, to requests from customers for notification of the purposes of use, disclosure, correction of contents, addition or deletion, termination of use, elimination, disclosure of records and termination of provision to a third party with respect to the Personal Data in Our Possession**. We will also appropriately respond to complaints and consultation requests from the customers with respect to the Personal Data in Our Possession** to a reasonable extent. Please contact us at the following telephone number or address for requests, inquiries or complaints.
6. Contact for Personal Information of Customers
Personal Information Inquiry Desk
*The Personal Information Inquiry Desk with the telephone
number below provides support only in Japanese.
Mitsubishi Estate Residence Co., Ltd. General Affairs &
CSR Department
Toll Free Number: 0120-898-069 Personal Information Inquiry
Desk
Address: Otemachi Financial City Grand
Cube,1-9-2,Otemachi,Chiyoda-ku,Tokyo,100-8189 Japan
Business Hours: 10:00 a.m. to 5:00 p.m. Closed on Saturdays,
Sundays, public holidays, and year-end holidays
Mitsubishi Estate Residence Co., Ltd.
mjrtph@mec-r.com
* Please contact the sales center, etc. for detailed information
about the treatment of the Personal Information of the customers
by each business owner/seller and sales company engaging in the
joint venture with our company in the real estate business and
sales, who may jointly use such information with us or is
provided such information as a third party by us, depending on
each project/property.
** ”Personal Data in Our Possession” shall mean the information organized to search specific individuals out of the Personal Information of the customers handled by our company (the “Personal Data”), which was generated and organized by us and for which we are authorized to disclose information or correct the contents, excluding any data as prescribed by law.
プライバシーポリシー(個人情報のお取扱いについて)
※本「プライバシーポリシー(個人情報のお取扱いについて)」の支配言語は日本語とします。
他の言語によるいかなる翻訳も、参考のためのみであり、当事者を拘束するものではない。
当ウェブサイトは、お客さまご自身の個人情報(以下「個人情報」という。)を入力することなくサービスをご利用いただけますが、サービスによっては個人情報を提供していただくことが必要です。入力または登録いただいた個人情報は重要なものと認識のうえ、そのお取扱いにつきましては細心の注意を払っております。また、当社ウェブサイトの一部の運営を他社に委託することがありますが、この場合においても、個人情報は本【プライバシーポリシー(個人情報のお取扱いについて)】に従って保護に努めます。
1.当社ウェブサイトで個人情報のご提供をお願いする場合、そのお取扱いについて
【1】個人情報のご提供をお願いする場合
- 不動産の資料請求・モデルルーム来場予約・物件会員登録
- 首都圏、主要都市の不動産の相談
-
会員組織への入会登録(会報誌希望・メルマガ希望・両方希望)、住所変更・他および退会受付
【2】個人情報の利用目的について
-
お客さまからご請求いただいた資料およびご希望物件の資料をお送りするため
-
資料請求いただいた物件およびご希望条件に沿った物件のスケジュールなどの最新情報をDM、電子メール、電話などでお知らせするため
-
モデルルーム来場予約・セミナー来場予約・物件会員登録受付のため
- お客さまからのお問い合わせ、ご相談にお答えするため
-
顧客動向分析若しくは商品開発等の調査分析およびアンケートをお願いするため
-
お客さまからご登録いただいた「会員情報誌」「会員宛メールマガジン」のサービスをご提供するため
-
会員組織にご登録いただいた方へ、新規物件情報などのDMをお送りするため
-
会員組織へご登録いただいた方へアンケートのお願いをするため
-
三菱地所グループ各社(三菱地所株式会社と三菱地所株式会社有価証券報告書記載の関係会社)の商品およびサービスの情報提供や提案、紹介等のため
-
その他、何らかの理由でお客さまに連絡する必要が生じたときのため
各種情報やサービスの提供は、お客さまご本人からのお申し出により、取り止めさせていただきます。
【3】個人データの第三者への提供または開示について
お客さまに関する個人データは、次の場合に書面・電子データ・郵便物・電話・電子メール等で氏名、住所、電話番号、メールアドレス、ご希望条件、ご購入履歴等を提供または開示させていただく場合があります。
-
資料請求いただいた物件の事業主・売主、販売会社、媒介会社に提供する場合。なお、お客さまご本人からのお申し出により相手先への提供は停止致します。
- お客さまの同意がある場合
- 法令等により司法および行政機関より要請された場合
-
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるとき
-
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
-
国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
【4】個人データの共同利用について
-
上記【1】-1不動産の資料請求でご提供いただいたお客さまに関する個人データについて、共同事業主(当該共同事業主については各物件のホームページ、物件パンフレット等をご確認ください。)が存する物件の不動産取引の場合は、当社と共同事業主・売主、販売会社、媒介会社で、販売代理を受託している場合は、当社と売主、媒介会社では上記【2】の目的の範囲内で共同利用させていただく場合があります。
-
共同利用する項目:氏名、住所、電話番号、メールアドレス、上記【1】-1の利用目的に必要な個人情報の項目
-
共同利用する個人データの管理責任者:下記6に記載の総務・CSR推進部長
但し、販売中および引渡前の個人データの管理責任者は個々のプロジェクト・物件により異なりますので、詳細に付いては当該物件の販売センター等にご確認ください。
-
上記【1】でご提出いただいたお客さまに関する個人データについては、三菱地所グループ(三菱地所株式会社と三菱地所株式会社有価証券報告書記載の関係会社)で上記【2】の利用目的の達成に必要な範囲で共同利用させていただく場合があります。
-
共同利用する項目:氏名、住所、電話番号、メールアドレス、上記【2】の利用目的に必要な個人情報の項目
-
共同利用する個人データの管理責任者:下記6に記載の総務・CSR推進部長
【5】安全管理措置について
-
当社は、概要、下記の通り、取り扱う個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。
-
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
-
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
-
アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
-
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
-
当社は、当社の従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、個人情報の取扱いに係る規則や社内記録等を整備し、取扱状況を定期的に点検するとともに、当該従業者に対する定期的な研修等の必要かつ適切な監督を行っています。また、個人情報の漏えい等の発生又は兆候を把握した場合における社内の報告連絡体制を整備しています。
-
当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託した個人情報の安全管理が図られるよう、委託先における個人情報の取扱状況の定期的な点検を行う等の必要かつ適切な監督を行っています。
【6】個人情報の取扱いの委託について
ご提供いただいたお客さまの個人情報は、上記【2】記載の個人情報利用目的のために、原則として守秘義務契約を締結した業務委託先に取扱いを委託させていただく場合があります。
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